Kad sąskaitų naudojimo esmė būtų pateikta kuo paprasčiau, naudotos mokomosios lentelių formos. Vienoje lentelėje buvo suregistruotos ūkinės operacijos, jų sukelti apskaitos objektų pakitimai ir buhalteriniai įrašai. Kitose lentelėse pateikti įrašai sintetinėse bei analitinėse sąskaitose ir suvestiniai jų rodikliai. Apskaitos praktikoje ūkinių operacijų duomenims grupuoti ir kaupti pagal sąskaitas ir šiai informacijai saugoti naudojamos specialios formos, vad. apskaitos registrais. Šie registrai- tai originalios apskaitos informacijos laikmenos, kuriose suvedami buhalterinių sąskaitų duomenys.
Apskaitos registrai skiriasi nuo apskaitos dokumentų talpinamos informacijos pobūdžiu ir išdėstymo forma. Šie registrai yra suvestinės (rezultatinės) informacijos laikmenos, o minėti dokumentai- pirminės (pradinės) informacijos laikmenos. Apskaitos registruose duomenys paprastai pateikiami lentelių forma, o apskaitos dokumentuose įvairia forma (teksto ir lentelių forma). Tačiau tarp abiejų rūšių laikmenų esama panašumo ir sąryšio. Tiek apskaitos dokumentai, tiek aptariami registrai yra apskaitos duomenų fiksavimo (registravimo) priemonė. Apskaitos dokumentai yra įrašų į apskaitos registrus pagrindas.
Apskaitos dokumentai (fiksuojamos ūkinės operacijos) → Apskaitos registrai (grupuojami ir (ar) kaupiami apskaitos dokumentų duomenys)
Buhalterinei apskaitai naudojami įvairūs apskaitos registrai. Juos galima sugrupuoti pagal keletą požymių: pagal tipizaciją; pagal pavidalą (išvaizdą); pagal įrašų pobūdį; pagal duomenų detalumą; pagal sandarą; pagal užpildymo būdą ir kt.
Pagal tipizaciją apskaitos registrai gali būti skirstomi į pavyzdinius (tipinius) ir laisvos formos (individualius). Pavyzdiniai registrai skirti įvairaus profilio arba tam tikros šakos įmonėms. Šių registrų formas rengia apskaitą reguliuojančios valdžios institucijos, profesinės buhalterių organizacijos, mokslo bei mokymo įstaigos, apskaitos bei audito firmos ir kiti subjektai. Pavyzdinių apskaitos registrų taikymas palengvina apskaitos tvarkymą įmonėse. Tačiau šie registrai ne visuomet atitinka konkrečios įmonės informacijos poreikius ir apskaitos optimalumo principo reikalavimus. Tokiais atvejais įmonėje naudojami laisvos formos registrai. Jie susiprojektuojami pačioje įmonėje.
Apskaitos registrų klasifikavimas:
1.pagal tipizaciją:
1)pavyzdiniai;
2)laisvos formos;
2.pagal pavidalą:
1)knygos;
2)kortelės;
3)žiniaraščiai;
4)mašinogramos;
5)videogramos;
6)elektroninės laikmenos;
3.pagal įrašų pobūdį:
1)chronologiniai;
2)sisteminiai;
3)chronologiniai- sisteminiai;
4.pagal duomenų detalumą:
1)sintetiniai;
2)analitiniai;
3)analitiniai- sintetiniai;
5.pagal sandarą:
1)kontokorentiniai;
2)kiekiniai- suminiai;
3)daugiaskilčiai;
4)šachmatiniai.
Pagal pavidalą apskaitos registrai skirstomi į knygas, korteles, rankinės apskaitos žiniaraščius, mašinogramas, videogramas ir elektronines laikmenas.
Knygos– tai tvirtai įrišti (susiūti) popieriaus lapai. Jos paprastai skiriamos vieneriems metams. Knygos puslapiai prieš įrašų pradžią sunumeruojami, ir tai turi kontrolinę reikšmę. Iš šios rūšies registrų paminėtinos Kasos knyga, rankinės apskaitos Didžioji knyga.
Kortelės– tai atskiri, nesusegti standesnio popieriaus (arba kartono) lapai, kurie paprastai būna nedidelio standartinio formato. Jos laikomos pagal tam tikrą sistemą specialiose dėžėse (dėžutėse) ir sudaro kartoteką. Patogumo dėlei kartoteka suskirstoma į reikiamus skyrius ir grupes (specialiais) kartoniniais (arba kitokiais) skirtukais.
Žiniaraščiai– tai rankinei apskaitai skirti atskiri lapai arba keletas susegtų lapų. Yra didesnio formato negu kortelės, gaminami iš nestandaus popieriaus ir laikomi segtuvuose (aplankuose), iš kurių laikinai gali būti išimti įrašams bei skaičiavimams atlikti.
Mašinogramos– tai suvestinė (rezultatinė) kompiuterinės apskaitos informacija, užfiksuota popieriaus lapuose, o videogramos– tai tokia informacija, pateikta kompiuterio ekrane (monitoriuje).
Kompiuterio informacijos dorojimo sąlygomis apskaitos registrų funkcijas atlieka ir elektroninės (techninės) informaciojos laikmenos. Tai diskeliai, informacijos masyvai kompiuterio atmintyje ir kt.
Pagal įrašų pobūdį apskaitos registrai skirstomi į chronologinius, sisteminius ir chronologinius- sisteminius (kombinuotuosius).
Chronologiniai registrai užpildomi ūkinių operacijų atlikimo arba dokumentų gavimo laiko seka, negrupuojant registruojamų duomenų. Juos naudojant galima kontroliuoti, kad visų ūkinių operacijų duomenys būtų įtraukti į buhalterines sąskaitas, taip pat kontroliuoti dokumentų išsaugojimą.
Sisteminiuose apskaitos registruose užpildomos buhalterinės sąskaitos, t.y. pateikiama susiteminta (sugrupuota ir sukaupta) informacija.
Chronologiniai- sisteminiai registrai yra tokie, kuriuose yra suderintos abiejų minėtų rūšių registrų funkcijos, t.y. tose pačiose formose duomenys rašomi pagal operacijų atlikimo arba dokumentų gavimo laiką ir kartu jie grupuojami pagal sąskaitas. Naudojant tokius registrus, sumažėja apskaitos įrašų, mažesnė galimybė atsirasti klaidoms, dėl to sumžėja apskaitos darbo sąnaudos.
Pagal duomenų detalumą skiriami sintetiniai, analitiniai ir analitiniai- sintetiniai apskaitos registrai. Sintetiniai apskaitos registrai pateikia sintetinių sąskaitų duomenis, o analitiniai apskaitos registrai– analitinių sąskaitų informaciją.
Analitiniai- sintetiniai apskaitos registrai vienoje formoje pateikia detalius (analitinių sąskaitų) ir suvestinius (sintetinės sąskaitos) duomenis. Tokiuose registruose paprastai pirmiausia surašomi analitinių sąskaitų duomenys, o po to- tam tikros sintetinės sąskaitos rodikliai. Tai palengvina apskaitą, nes sumažėja įrašų ir nebereikia sutikrinti analitinės ir sintetinės apskaitos.
Pagal sandarą būna šių rūšių apskaitos registrai: kontokorentiniai, kiekiniai- suminiai, daugiaskilčiai ir šachmatiniai. Kontokorentiniai registrai yra labai paprastos sandaros. Juose debetas ir kreditas turi tiktai po vieną greta esančią skiltį, kuriose atliekami piniginiai įrašai. Prieš tai pateikiamos skiltys operacijų požymiams ir įrašų turiniui apibūdinti. Kontokorentiniai registrai gali būti naudojami tokių objektų apskaitai, kurie apibūdinami piniginiais rodikliais, neskaidomais į sudėtines dalis.
Kiekiniai- suminiai registrai turi skiltis atsargų pajamoms, išlaidoms ir likučiams įrašyti kiekiniais ir piniginiais matais. Tai, pvz., medžiagų apskaitos kortelės. Praktikoje pasitaiko ir kiekinių registrų– tokių, kuriuose yra tiktai skiltys materialinių vertybių pajamų, išlaidų ir likučių kiekiams įrašyti.
Daugiaskilčiai registrai turi po keletą skilčių debeto arba (ir) kredito įrašams grupuoti bei kaupti. Jie naudojami sąskaitų debeto ir kredito apyvartoms detalizuoti pagal koresponduojančias sąskaitas, gamybos sąnaudoms grupuoti pagal jų rūšis ir pan.
Visiems aptartos sandaros registrams būdingas horizontalus debeto ir kredito išdėstymas vienas kito atžvilgiu. Apskaitos praktikoje pasitaiko ir tokių registrų, kuriuose yra vertikalus sąskaitos dalių išdėstymas- viršuje pateikiami visi debeto įrašai, o žemiau- kredito įrašai. Taip kai kur sudaromi atsargų apyvartos žiniaraščiai. Juose pagal kiekvieną sąskaitą arba subsąskaitą viršutinėje dalyje surašomi debeto duomenys, o apatinėje dalyje- kredito duomenys.
Gana specifišką sandarą turi šachmatiniai registrai. Juos sudaro tokios formos lentelės, kuriose kiekvienas įrašas parodo debetuojamą ir kredituojamą sąskaitas. Tokia įrašai vad. šachmatiniais.
Kokie registrai (apskaitos registrų sistemos) naudojami įmonėse apskaitai tvarkyti, pirmiausia priklauso nuo taikomos sąskaitybos sistemos, susijusios su paprasto ar dvejybinio įrašo naudojimu.
Paprastąją apskaitą taikančioms įmonėms reikia mažai ir nesudėtingų registrų. Juos galima sutalpinti 1-2 knygose (žurnaluose) arba sąsiuviniuose.
Daugiau ir sudėtingesnių registrų reikia taikant dvejybinė apskaitos sistemą. Tam tikra apskaitos registrų sistema ir jų užpildymo tavrka (apskaitos procedūrų visuma) anskčiau buvo apibūdinama kaip buhalterinės apskaitos forma. Senoji itališkoji (venecijietiškoji) foma labai paprasta. Šios formos registrus sudarė 3 knygos: Memorialas, Žurnalas ir Didžioji knyga. Daugelyje mūsų šalies įmonių dar tebetaikomos memorialinė- orderinė ir žurnalinė- orderinė apskaitos formos. Dabartinėmis rinkos ekonomikos sąlygomis iš esmės beveik nenaudojama ne viena iš buhalterinės apskaitos formų.
