Įmonėje naudojamų rankinės apskaitos registrų skaičius, jų formos ir užpildymo tvarka priklauso nuo įmonės dydžio, jos veiklos pobūdžio ir kitų aplinkybių.
Nedidelėse įmonėse sintetinei apskaitai tvarkyti galimi variantai.
Sintetinės apskaitos registrų užpildymas nedidelėse įmonėse:
1 variantas: Apskaitos dokumentai → Didžioji knyga
2 variantas: Apskaitos dokumentai → Ūkinių operacijų chronologinis registras (Bendrasis žurnalas) → Didžioji knyga
3 variantas: Apskaitos dokumentai → Žurnalas- Didžioji knyga
1 variantas. Gali būti naudojamas tiktai labai mažose įmonėse, atliekančiose labai nedaug ūkinių operacijų, ir yra pats paprasčiausias. Apskaitos dokumentų duomenys tiesiogiai registruojami Didžiosios knygos sąskaitose.
2 variantas. Būdinga tai, kad iš apskaitos dokumentų užpildomas ūkinių operacijų chronologinis registras, t.y. tarpinis registras. Šio registro duomenys surašomi į Didžiosios knygos sąskaitas.
3 variantas. Šios formos esmę sudaro bendrojo chronologinio registro (žurnalo) ir bendrojo sisteminio registro (Didžiosios knygos) derinys vienoje knygoje- Žurnale- Didžiojoje. Ši knyga atlieka chronologinio- sisteminio (kombinuotojo) registro funkcijas.
Apskaitos tvarkymo sistema, pagrįsta Žurnalo- Didžiosios knygos naudojimu, išliko iki šių dienų. Žurnalo- Didžiosios knygos naudojimas, lyginant su minėtų dviejų apskaitos registrų deriniu, palengvina apskaitą, nes sumažina įrašų skaičių ir klaidų atsiradimo galimybę. Tačiau esant dideliam sąskaitų skaičiui jas užpildyti ir suvokti informaciją sudėtingiau, nes įrašai atliekami daugelyje knygos lapų (intarpų), taip pat sunkiau pasidalinti apskaitos darbą. Dabar šis variantas gali būti taikomas tik tose įmonėse, kuriose naudojama palyginti nedaug (iki pusšimčio) sąskaitų. Tai pasitaiko nedidelėse vienarūšės veiklos įmonėse.
Didesnėse įmonėse pagal apskaitos dokumentų duomenis užpildoma keletas chronologinių- sisteminių registrų ir po to jų suvestiniai duomenys perkeliami į Didžiąją knygą arba į Šachmatinį žiniaraštį. Kiekviename iš minėtų tarpinių registrų surašomi vienarūšių operacijų duomenys.
Galimi ir kombinuotojo ekonominio turinio chronologiniai- sisteminiai registrai. Jie yra nevienodos sandaros ir vad. įvairiai: specialiaisiais žurnalais, žurnalais- orderiais arba dar kitaip.
Specialieji žurnalai turi daugiaskiltę sandarą. Vienose jų skiltyse kaupiami vienarūšių sąskaitų debeto ar kredito duomenys, o kitose skiltyse- koresponduojančių sąskaitų duomenys. Vienos operacijos suma įrašoma vienoje eilutėje 2 kartus- į vienos sąskaitos debeto skiltį ir į kitos sąskaitos kredito skiltį. Gali būti pateikiami ir sudėtiniai įrašai. Be specialiųjų žurnalų, toje pačioje įmonėje gali būti pildomas ir Bendrasis žurnalas. Šiame chronologiniame registre surašomi kituose žurnaluose neužfiksuotų operacijų duomenys. Visų minėtų žurnalų duomenys perkeliami į Didžiosios knygos sąskaitas.
Chronologiniai- sisteminiai registrai gali turėti ir šachmatinę sandarą. Dažniausia tai žurnalai- orderiai. Jie užpildomi šachmatiniais įaršais. Taikant juos operacijos suma vienu metu parodoma koresponduojančių sąskaitų debete ir kredite. Dėl to pakanka registruoti žurnaluose- orderiuose tiktai debeto ar kredito apyvartas pagal koresponduojančias sąskaitas, o suvedus šiuos duomenis kitos rūšies apyvartos gaunamos savaime.
Sintetinės apskaitos tvarkymas naudojant daugiaskilčius chronologinius- sisteminius registrus
Suvestiniai žurnalų- orderių duomenys mėnesio pabaigoje perkeliami į apibendrinantį sintetinės apskaitos registrą- Didžiąją knygą arba Šachmatinį žiniaraštį. Šioje knygoje pateikiama kiekvienos sintetinės sąskaitos kiekvieno mėnesio debeto apyvarta pagal koresponduojančias sąskaitas, kredito apyvartos bendras dydis ir debeto ar kredito likutis mėnesio pabaigoje.
Šachmatinis žiniaraštis. Šis registras vaizdžiai pateikia apibendrinančią informaciją vienoje vietoje, kas palengvina apskaitą ir šios informacijos naudojimą.
Be žurnalų- orderių, praktikoje naudojami ir tokie šachmatinės sandaros chronologiniai- sisteminiai registrai (žurnalai), kuriuose detalizuojami (pagal koresponduojančias sąskaitas) kiekvienos sąskaitos debeto ir kredito turinys.
Minėtų registrų suvestiniai duomenys perkeliami į Šachmatinį žiniaraštį.
Sintetinės apskaitos tvarkymas naudojant šachmatinius chronologinius- sisteminius registrus:
Apskaitos dokumentai → Žurnalai- orderiai arba kiti šachmatiniai kaupiamieji registrai → Didžioji knyga arba Šachmatinis žiniaraštis.
