Ūkinių operacijų sukeltiems apskaitos objektų (turto, jo šaltinių, pajamų ir sąnaudų) pasikeitimams registruoti buhalterinėje apskaitoje yra naudojama sąskaitų sistema. Tai pirminių apskaitos duomenų, užfiksuotų dokumentuose, susisteminimo ir informacijos saugojimo priemonė. Čia pirminių duomenų susisteminimas pasireiškia jų grapavimu ir kaupimu pagal apskaitos objektus. Toks informacijos apdorojimo būdas vad. klasifikavimu. Sąskaitų sistema susideda iš skirtingų buhalterinių sąskaitų, paprastai vad. tiesiog sąskaitomis.
Sąskaita gali būti apibūdinama kaip sisteminės (suvestinės) apskaitos elementas, informacijos laikmena, kurioje registruojami tam tikro apskaitos objekto pasikeitimai ir jo dydis reikiamu metu. Buhalterinė sąskaita iš esmės skiriasi nuo sąskaitos kaip atsiskaitymų dokumento (sąskaitos faktūros), kuriame fiksuojamos pirkėjų ar užsakovų mokėtinos sumos už parduotas prekes, suteiktas paslaugas ar atliktus darbus.
Sąskaitų sistema teikia duomenis balansui ir kitoms finansinėms ataskaitoms sudaryti, taip pat kitą valdymui reikalingą informaciją.
Nustatomos atskiros kiekvieno apskaitos objekto, t.y. kiekvienos turto, turto šaltinių ir veiklos rezultatų rūšies sąskaitos. Kiekviena sąskaita turi savo pavadinimą, kuris nusako apskaitomą objektą. Pageidautini glausti (lakoniški) sąskaitų pavadinimai, tačiau tokie, kad būtų aiškus sąskaitų turinys. Sąskaitų naudojimo patogumui joms suteikiami numeriai (kodai). Sąskaitų numeriai ir pavadinimai surašomi sąskaitų plane.
Tam tikro objekto padidėjimai ir sumažėjimai registruojami skirtingose sąskaitos dalyse. Viena iš jų (kairė) vad. debetu, o kita (dešinė)- kreditu.
Daugumoje sąskaitų vienoje iš jų dalių (debete ar kredite) pirmiausia įrašomas apskaitos objekto dydis laikotarpio pradžioje. Jis vad. pradiniu likučiu, arba pradiniu saldo. Kai kuriose sąskaitose pradinio likučio nebūna. Po pradinio likučio arba iš karto (jei šio likučio nėra) vienoje sąskaitos dalyje surašomi apskaitos objekto padidėjimai, o kitoje- sumažėjimai.
Padarius nors 1 įrašą sąskaitoje, ji laikoma atidaryta. Kai operacija fiksuojama sąskaitos debete ir kredite, tai sąskaita debetuojama ir kredituojama. Laikotarpio pabaigoje apskaičiuojamos bendros operacijų sumos (atskirai debeto ir kredito). Šios sumos vad. debeto ir kredito apyvartomis. Jos parodo atitinkamo objekto padidėjimą ar sumažėjimą per ataskaitinį laikotarpį. Į sąskaitos apyvartas pradiniai likučiai neįtraukiami. Apskaičiavus sąskaitoje apyvartas, apskaičiuojamas ir įrašomas galutinis likutis, arba galutinis saldo, išreiškiantis apskaitos objekto dydį laikotarpio pabaigoje. Kartu jis išreiškia likutį naujo laikotarpio pradžioje. Galutinis likutis paprastai būna toje pačioje sąskaitos dalyje, kur ir pradinis likutis. Kai galutinis likutis lygus nuliui arba likučio nėra, sąskaita laikoma uždaryta.
Buhalterinėse sąskaitose, be kiekybinių (skaitinių) duomenų, parodančių apskaitomų objektų dydį ir jų pakitimus, gali būti taip pat papildomų žinių, apibūdinančių ūkines operacijas- nurodomos jų datos ir dokumentai, užrašoma informacija, atskleidžianti operacijos turinį.
Apskaitoje ūkinį veiksmą ar ūkinį įvykį sukeliančius turto ir (arba) turto šaltinių pakitimus įprasta vad. ūkine operacija. Ūkinės operacijos yra apskaitos informacijos šaltinis. Įmonės apskaitoje fiksuojamos tiktai verslo operacijos.
Ūkinės operacijos yra palyginti įvairios ir dėl to sukelia įvairių pakitimų. Nepaisant to, visas operacijas pagal sukeltų pakitimų pobūdį galima suskirstyti į 4 tipus.
I.Operacijos sukelia T pakitimus: vienos rūšies T padidėja, kitos – sumažėja.
II.Operacijos sukelia Tš pakitimus: vienas šaltinis padidėja, kitas – sumažėja. Galimi 4 kitimo variantai:
II.1.įmonės skolų pakitimai: vienos skolos padidėja, kitos – sumažėja;
II.2.įmonės nuosavo kapitalo pakitimai: padidėja vienas kapitalo komponentas ir sumažėja kitas;
II.3.kreditinių skolų padidėjimas ir nuosavo kapitalo sumažėjimas;
II.4.nuosavo kapitalo padidėjimas ir kreditinių skolų sumažėjimas.
III.Operacijos sukelia T ir Tš padidėjimą tuo pačiu metu. Galimi 2 variantai:
III.1.didėja T ir įmonės skolos;
III.2.didėja T ir nuosavas kapitalas.
IV.Operacijos sukelia T ir Tš mažėjimą, to pačiu metu mažėja tam tikras T ir tam tikras Tš. Galimi 2 variantai:
IV.1.mažėja T ir įmonės skolos;
IV.2.mažėja T ir nuosavas kapitalas.
Priešingo pobūdžio T ir Tš pakitimai vienu sykiu negalimi.
Pagrindinė aspkaitos lygybė (T=Tš) sąlygoja tai, kad kiekviena ūkinė operacija sukelia 2 vienodo dydžio pakitimus. Vienais atvejais dėl to keičiasi tiktai T arba Tš struktūra (atitinkamai po I ir II tipo operacijų), kitais atvejais keičiasi ir T, ir Tš struktūra ir kartu didėja (po III tipo operacijų) arba mažėja (po IV tipo operacijų) bendras jų dydis. Tačiau pagrindinė apskaitos lygybė išlieka visais atvejais.
