Vienas įrangos sąrašas vietoj pavienių pirkimų: kaip sukomplektuoti priemones įstaigai?

Įstaigos įrangos pirkimas dažnai prasideda nuo konkretaus trūkumo: susidėvėjusios lovos, papildomo vežimėlio ar nepatogios dušo kėdutės. Tačiau pavieniai užsakymai ilgainiui sukuria nevienodą inventorių, apsunkina jo priežiūrą ir ne visada padeda išspręsti darbuotojų patiriamus sunkumus. Viena priemonė gali puikiai atlikti savo funkciją, bet netikti patalpai arba nederėti su jau naudojama įranga.

Todėl slaugos priemonės įstaigoms turėtų būti planuojamos kaip tarpusavyje susijusi visuma. Slaugos, globos, gydymo ir socialinių paslaugų organizacijoms pravartu pradėti nuo bendro poreikių sąrašo, apimančio prižiūrimų žmonių savarankiškumą, darbuotojų užduotis ir patalpų galimybes. Toks dokumentas leidžia pagrįsti kiekius, nustatyti pirkimo prioritetus ir pateikti tiekėjui informaciją, iš kurios galima parengti konkretų pasiūlymą.

Pirmiausia įvertinami žmonių poreikiai

Vien vietų skaičius neparodo, kiek ir kokios įrangos reikės. Dvidešimt savarankiškai judančių gyventojų turinčios įstaigos poreikiai skirsis nuo tokio pat dydžio skyriaus, kuriame daugumai žmonių būtina pagalba persėdant, prausiantis ar keičiant kūno padėtį.

Prieš rengiant sąrašą verta suskirstyti poreikius pagal kasdienes veiklas: poilsį, judėjimą, persėdimą, asmens higieną ir priežiūrą lovoje. Kiekvienai veiklai nustatoma, ką žmogus atlieka savarankiškai, kur reikalinga dalinė pagalba, o kur būtinas darbuotojo dalyvavimas ir papildoma įranga.

Svarbu įtraukti slaugytojus, individualios priežiūros darbuotojus ir, pagal įstaigos veiklos pobūdį, kitus specialistus. Jie gali tiksliai įvardyti situacijas, kurių pirkimų dokumentuose paprastai nesimato: sunkų privažiavimą prie lovos, dažną pagalbinių priemonių dalijimąsi tarp aukštų ar nepatogų gyventojo perkėlimą į higienos patalpą.

Įrangos sąrašas sudaromas pagal funkcijas

Patogus sąrašas turėtų apimti kelias pagrindines grupes. Kiekvienoje jų nurodomas ne vien prekės pavadinimas, bet ir jos paskirtis bei būtinos savybės.

• Lovos ir jų aplinka. Vertinamas aukščio bei atskirų dalių reguliavimas, čiužinio suderinamumas, leistina apkrova, lovos priedai ir šalia naudojami baldai.
• Judėjimo priemonės. Numatomos vaikštynės, vežimėliai ir kitos atramos, atsižvelgiant į naudotojų gebėjimus, matmenis bei naudojimo aplinką.
• Perkėlimo įranga. Įvertinamas keltuvų ir kitų pagalbinių priemonių poreikis, jų suderinamumas su lovomis bei numatytomis užduotimis.
• Higienos įranga. Planuojamos dušo ir tualeto kėdės, paaukštinimai, ranktūriai bei kitos konkrečiai patalpai tinkamos priemonės.
• Kasdienės priežiūros reikmenys. Įtraukiamos pozicionavimo, priežiūros lovoje ir kitos nuolat naudojamos pagalbinės priemonės.

Kiekvieną poziciją naudinga susieti su konkrečiu skyriumi ar patalpa. Taip lengviau pastebėti dubliavimą ir atskirti individualiam naudojimui skirtą inventorių nuo bendro naudojimo įrangos.

Patalpų matmenys turi tapti pirkimo reikalavimais

Kataloge tinkama atrodanti priemonė gali netilpti pro duris, lifte arba prie lovos. Todėl patalpų apžiūra turėtų vykti prieš pasirenkant modelius.

Reikia išmatuoti durų angas, koridorius, liftus ir vietą apsisukti. Vertinant lovą svarbūs jos išoriniai matmenys, o planuojant mobilų keltuvą būtina patikrinti privažiavimą ir erdvę jo pagrindui. Higienos patalpose reikšmingi slenksčiai, grindų nuolydžiai, esami įrenginiai ir darbuotojui liekanti darbo vieta.

Į užklausą verta įtraukti patalpų planus arba nuotraukas su matmenimis. Apibūdinimas „nedidelis vonios kambarys“ tiekėjui pasako mažai. Tikslūs duomenys padeda atrinkti realiai tinkamus variantus ir sumažina papildomo derinimo poreikį.

Taip pat būtina numatyti, kur įranga bus laikoma, valoma ir, jei reikia, įkraunama. Šios vietos turi būti patogiai pasiekiamos kasdien.

Kiekiai apskaičiuojami pagal darbo organizavimą

Bendro naudojimo priemonių kiekio negalima nustatyti vien pagal gyventojų skaičių. Reikia įvertinti, kiek žmonių jomis naudosis tuo pačiu metu, kiek truks naudojimas ir paruošimas kitam asmeniui.

Pavyzdžiui, viena higienos priemonė gali būti pakankama pagal bendrą naudotojų skaičių, tačiau jos gali trūkti rytinės priežiūros metu. Panašiai vienas keltuvas keliems aukštams gali sukelti laukimą ir papildomą darbuotojų vaikščiojimą.

Pradiniame sąraše verta atskirai nurodyti turimą tinkamą inventorių, keičiamą įrangą ir papildomą poreikį. Rezervas planuojamas pagal priemonės svarbą bei galimą veiklos sutrikimą jai sugedus.

Gerai suplanuotos slaugos priemonės įstaigoms padeda organizuoti nuoseklų darbą. Vis dėlto vienodas modelis neturėtų tapti svarbesnis už individualų žmogaus poreikį: daliai naudotojų reikės kitokių matmenų, reguliavimo galimybių ar leistinos apkrovos.

Ką pateikti tiekėjui, kad pasiūlymas būtų konkretus?

Tiekėjui naudinga perduoti vieną suderintą dokumentą, kuriame būtų aiškiai atskirti privalomi reikalavimai ir pageidaujamos savybės. Tai leidžia siūlyti alternatyvas neprarandant esminių funkcijų.

Užklausoje reikėtų nurodyti:

1. Įstaigos veiklos pobūdį ir numatomus įrangos naudotojus.
2. Priemonių grupes, kiekius ir paskirstymą pagal padalinius.
3. Būtinas funkcijas, matmenis, leistinas apkrovas bei suderinamumą.
4. Valymo ir priežiūros reikalavimus.
5. Bendrą arba atskiroms grupėms numatytą biudžetą, pažymint, ar jis su PVM.
6. Pristatymo adresą, iškrovimo ir patekimo į patalpas sąlygas.
7. Pageidaujamą pristatymo datą ir galimybę priimti įrangą etapais.

Papildomai verta paprašyti aiškiai išskirti komplektaciją, priedus, garantiją, aptarnavimą ir pasiūlyme numatytas paslaugas. Jei reikalingas surinkimas ar darbuotojų supažindinimas su naudojimu, tai įrašoma kaip poreikis, kurį tiekėjas turi atskirai patvirtinti.

Kelių kategorijų komplektas vienoje vietoje

Didesnę dalį įrangos derinant su vienu tiekėju, paprasčiau palyginti komplektaciją, aptarti suderinamumą ir valdyti užklausos pakeitimus. „Mediplius“ įstaigoms skirtame puslapyje nurodoma galimybė viename pasiūlyme sukomplektuoti lovas, čiužinius, mobilumo, perkėlimo, vonios, tualeto ir kasdienės slaugos priemones.

„Mediplius“ komanda savo parinkimo principą nusako taip: „Geras sprendimas prasideda ne nuo katalogo, o nuo aiškiai suprasto poreikio.“ Norint gauti pasiūlymą, galima pateikti prekių sąrašą, projekto dokumentus arba trumpą situacijos aprašymą; tikslūs modeliai iš anksto nebūtini.

Vertinant, ar slaugos priemonės įstaigoms atitinka numatytą projektą, slaugos ir reabilitacijos priemonės iš Mediplius gali būti svarstomos kaip kelių kategorijų komplektas. Tiekėjas nurodo parenkantis komplektaciją, alternatyvas ir individualią B2B kainą. Pristatymo būdas bei terminas pateikiami individualiame pasiūlyme; taip pat numatyta galimybė sąskaitas pateikti per SABIS.

Galutinį sprendimą verta priimti tik patikrinus, ar pasiūlyme atsakyta į kiekvieną sąrašo reikalavimą. Viena bendra suma neleidžia įvertinti, kokia įranga, priedai ir paslaugos iš tikrųjų įtraukti.

Penki faktai, naudingi planuojant įrangą

• Vienodas lovų skaičius dviejose įstaigose nebūtinai reiškia vienodą pagalbinių priemonių poreikį.
• Bendro naudojimo inventoriaus prieinamumui svarbus ir jo valymo bei paruošimo laikas.
• Tinkami įrangos matmenys vertinami pagal visą judėjimo maršrutą, įskaitant duris ir liftą.
• Suderinti modeliai gali supaprastinti darbuotojų mokymą ir atsarginių dalių planavimą.
• Aiškiai aprašyta paskirtis leidžia tiekėjui pasiūlyti alternatyvą net tada, kai konkretus modelis dar nepasirinktas.